Guia de Archivo

Guías

Piezas de cartón o material resistente, tamaño carta, legal o para tarjetero.

Funciones:

Guiar la vista para localizar el material, sostener dicho material.

Guías principales: llevan la pestaña en primera posición, indicando las divisiones mayores.

Guías secundarias: llevan pestañas en segunda posición, sirve para indicar las subdivisiones o títulos secundarios.

Guías especiales: sirven para resaltar aquellos títulos que se usan mucho o son muy importantes.

Guías de salida: indican que un documento salió del archivo.

Títulos, rótulos o marbetes

1.            Simples sencillos o abiertos: indican el principio, pero no el final: una letra, un numero, un asunto, un lugar, un mes, un año.

2.            Rótulos dobles o cerrados: indican el inicio y el final de lo archivado.

3.            Rótulos fijos: ya están escritos o impresos, también las que nosotros escribimos o pagamos.

4.            Rótulos movibles: se quitan y se ponen, ejemplo. Pestañas con bordes de metal, pestañas plásticas, son fáciles de colocar, se pueden poner en el tamaño deseado, se pueden colocar en cualquier posición.

Guía principal:

Llevan la pestaña en primera posición, indican las divisiones mayores, ejemplo, las distintas letras del alfabeto.

Guía auxiliar

Folders misceláneo

Carpetas individuales

PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR

5 PASOS:

Inspección: determina si el documento ya cumplió con su objetivo.

No halla trámite pendiente.

Leído, tramitado, contestado resuelto.

1.            Leo, reviso

2.            Firmo superior izquierdo

3.            Si es copia no necesito este paso

4.            Identifico el nombre por el cual archivo.

Clasificación: original/copia. Cuando es original por: membrete, firma. Cuando es copia por: destinatario.

5.            Nombre empresa

6.            Persona a quien se dirige la carta. Otras opciones el lugar sistema geográfico, tema o asunto sistema por asunto

Pasos para la clasificación:

7.            Subrayar lápiz de color el nombre por el cual se realiza.

8.            Si hay referencia lo identifico con una X grande a la par del nombre.

Codificación: designar datos concretos de archivo que corresponde a cada documento.

Sistema

Nombre

Guía principal

Guía auxiliar

Carpeta

Distribución. Objetivo dividir los documentos y repararlos por grupos de letras, numero, colores, lugares, asuntos. Carpetas y separadores.

Archivo: gavetas de adelante hacia atrás, archivero de arriba hacia abajo, varios archiveros de izquierda hacia la derecha, membrete lado izquierdo.