miércoles, 16 de mayo de 2012

Proyecto

El siguiente blog ha sido creado por un grupo de estudiantes dedicados a realizar proyectos en donde destaquen sus capacidades. en esta oportunidad este blog es dedicado al ARCHIVO, y todo lo que es referente a ello, podremos encontrar que es archivar, lo que usamos para archivar cualquier documento y que no sabemos que es realmente el sistema que se esta utilizando.

Uso de Referencias

REFERENCIAS:
DEFINICIÓN:
Es una anotación que se hace bajo aquellos otros nombres o títulos por los que puede solicitarse un documento.
Regla 1. Razón social: cuando es limitada nombre o apellido de 1 o mas personas.
Denominación social: actividad a que se dedica la empresa, actividad de la empresa.
Ejemplo:
Godoy Martínez sucesores
Godoy Martínezsucesores
Martínez Godoy sucesores
Regla 2: mujeres casadas.
Ejemplo:
Claudia Judith Mendizábal de estrada
Mendizábal (de) estrada Claudia Judith
Estrada Claudia Judith Mendizábal (de)
Mildred casinos – John mills
Mills Mildred
Cansinos MildredMills
Regla 3:
Librería juan pineda
Pineda juan librería
Librería juan pineda
Regla 4. Cuando hay una persona importante.
Aseguradora comercial, S,A (Luis turcios)
Aseguradora comercial sociedad anónima
Turcios Luis

Guia de Archivo

Guías
Piezas de cartón o material resistente, tamaño carta, legal o para tarjetero.
Funciones:
Guiar la vista para localizar el material, sostener dicho material.
Guías principales: llevan la pestaña en primera posición, indicando las divisiones mayores.
Guías secundarias: llevan pestañas en segunda posición, sirve para indicar las subdivisiones o títulos secundarios.
Guías especiales: sirven para resaltar aquellos títulos que se usan mucho o son muy importantes.
Guías de salida: indican que un documento salió del archivo.
Títulos, rótulos o marbetes
1.            Simples sencillos o abiertos: indican el principio, pero no el final: una letra, un numero, un asunto, un lugar, un mes, un año.
2.            Rótulos dobles o cerrados: indican el inicio y el final de lo archivado.
3.            Rótulos fijos: ya están escritos o impresos, también las que nosotros escribimos o pagamos.
4.            Rótulos movibles: se quitan y se ponen, ejemplo. Pestañas con bordes de metal, pestañas plásticas, son fáciles de colocar, se pueden poner en el tamaño deseado, se pueden colocar en cualquier posición.
Guía principal:
Llevan la pestaña en primera posición, indican las divisiones mayores, ejemplo, las distintas letras del alfabeto.
Guía auxiliar
Folders misceláneo
Carpetas individuales
PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR
5 PASOS:
Inspección: determina si el documento ya cumplió con su objetivo.
No halla trámite pendiente.
Leído, tramitado, contestado resuelto.
1.            Leo, reviso
2.            Firmo superior izquierdo
3.            Si es copia no necesito este paso
4.            Identifico el nombre por el cual archivo.
Clasificación: original/copia. Cuando es original por: membrete, firma. Cuando es copia por: destinatario.
5.            Nombre empresa
6.            Persona a quien se dirige la carta. Otras opciones el lugar sistema geográfico, tema o asunto sistema por asunto
Pasos para la clasificación:
7.            Subrayar lápiz de color el nombre por el cual se realiza.
8.            Si hay referencia lo identifico con una X grande a la par del nombre.
Codificación: designar datos concretos de archivo que corresponde a cada documento.
Sistema
Nombre
Guía principal
Guía auxiliar
Carpeta
Distribución. Objetivo dividir los documentos y repararlos por grupos de letras, numero, colores, lugares, asuntos. Carpetas y separadores.
Archivo: gavetas de adelante hacia atrás, archivero de arriba hacia abajo, varios archiveros de izquierda hacia la derecha, membrete lado izquierdo.





El Archivista


Técnico archivista:
Persona experta en la materia, conocedora en el área que utiliza un conjunto de procedimientos ya sean técnicos o métodos y que esto nos lleva a cabo una actividad determinad.

Archivar:
Guardar en forma sistemática y encontrar en forma rápida.
Eficiente:
Es la acción con que se logra este efecto, es la fuerza o cualidades que se tiene para lograr un efecto determinado.
Eficaz:
Fuerza, actitud y poder para obrar.
Diferencia entre eficiente y eficaz:
No se tiene ninguna diferencia ya que ambos tienen un mismo objetivo y es lograr lo que se propone.
Diferencias:
Eficiente:
3.         Énfasis en los medios
4.         Hacer las cosas correctamente
5.         Resolver problemas
6.         Ahorrar gastos
7.         Cumplir tareas y obligaciones
8.         Capacitar a los subordinados
Eficaz:
9.         Énfasis en los resultados
10.      Hacer la cosa correctas
11.      Lograr objetivos
12.      Aumentar creación de volares
13.      Obtener resultados
14.      Proporcionar eficiencia a subordinados.


Características de un técnico archivista:
Personales:
15.      Paciente
16.      Responsable
17.      Tolerante
18.      Iniciativa
19.      Orden
Cognitivas-conocimientos:
20.      Conocer todas las formas de guardar documentos
21.      Capacitarse cada dia mas en formas de archivar
22.      Habilidad para transmitir información y transformarlas en conocimientos
23.      Manejo de redes para guardar
Perfil de un técnico archivista:
1.         Coordinar y controlar la recepción de la documentación
2.         Clasificar el material para archivar
3.         Recibe el material para archivar
4.         Efectúa la lectura de los documentos a archivar
5.         Ubicar las carpetas nuevas en sus respectivos archiveros
6.         Participar en el diseño y ejecución de instrumento técnico
7.         Llevar el control de prestamos de expedientes y documentos, etc.

Archivo y Archivar

Uso y funciones del archivo:
“La conservación de la memoria histórica”- personal-micro empresa-grandes empresas.
Funciones:                 
1.         Guardar el documento ordenado y en buen estado.
2.         Encontrar en forma fácil y rápida.
3.         Reunir y guardar la información.
4.         Las leyes del estado obligan a guardar ciertos documentos por determinado tiempo, el archivo ayuda a cumplir con esta tarea tiempo 5 años.
5.         Permitir y proporcionar información para planificar, comprar, vender, controlar, etc.
6.         Proporcionar documentos de tipo probatorio o legal, a favor de una persona, empresa o país.
Para que archivamos:
7.         Por sentido común, registro, orden, control, etc.,
8.         Por disposición de la ley.

Clases de archivos:
9.         Según el grado o frecuencia de utilización.
1.         Archivos activos o de gestión. (recién entregados o de consulta frecuente)
2.         Semiactivos. (consulta no frecuente, actividades concluidas, pero se guardan por disposición de la ley)
3.         Inactivos-históricos. (estos son guardados por un plazo que la ley dispone de 5 años y después son destruidos)
4.         De acuerdo al lugar:
1.         General o centralizados. (cuarto o departamento de un técnico)
2.         Descentralizados o parcial. (cada departamento tiene su propio archivero)


Importancia: constituye la memoria de la empresa:
3.         Para una empresa, entidad u oficina, permite hacer negocios, proporciona los datos para planificar y controlar.
4.         Para un gobierno, nación o época, un archivo en su historia y guarda sus tradiciones.
5.         Una frase dicha por susan for, tenemos un solo compromiso: “salvar el pasado: para el futuro”.
Propósitos del archivo:
1.         Ser el centro focal de la información en forma activa que permita que el ejecutivo pueda desarrollar su trabajo conexivo.
2.         Asegurar la conservación de los documentos.
3.         Permite que los usuarios conozcan el funcionamiento de todas las partes de la empresa y sus servicios para poder utilizarlos cuando sea necesario.
Diferencia entre archivo y archivar:
4.         No hay ninguna diferencia ya que archivo es el lugar donde almacenamos los documentos y archivar nos ayuda a guardarlos ordenadamente.


Principales funciones del archivo:
1.         Establecer los periodos de conservación de los documentos.
2.         Establecer los plazos de vigencia.

martes, 15 de mayo de 2012

Historia del Archivo

Treinta siglos A.C. durante la edad de bronce, en la antigua Mesopotamia. En Europa, en el siglo XIX, se inicio el archivo basándose en la procedencia, descripción y origen de los documentos. el primer archivo centralizado con documentos de muchos departamentos se fundo en Franciael siglo XIX. Pre-historia (se dio por medio de pinturas), historia (mediante estructuras, piedras, paredes, escrituras), media (se utilizan pergaminos), moderna 8forma o desarrollo para archivar), primero ganchos o espigones, segundo archivo de caja, tercero tabla shano, cuarto nido de paloma, quinto carpeta de fuelle, sexto estantes horizontales, séptimo vertical, octavo microfilme, noveno microficha, decimo microchip.