Archivo y Archivar

Uso y funciones del archivo:

“La conservación de la memoria histórica”- personal-micro empresa-grandes empresas.

Funciones:                 

1.         Guardar el documento ordenado y en buen estado.

2.         Encontrar en forma fácil y rápida.

3.         Reunir y guardar la información.

4.         Las leyes del estado obligan a guardar ciertos documentos por determinado tiempo, el archivo ayuda a cumplir con esta tarea tiempo 5 años.

5.         Permitir y proporcionar información para planificar, comprar, vender, controlar, etc.

6.         Proporcionar documentos de tipo probatorio o legal, a favor de una persona, empresa o país.

Para que archivamos:

7.         Por sentido común, registro, orden, control, etc.,

8.         Por disposición de la ley.

Clases de archivos:

9.         Según el grado o frecuencia de utilización.

1.         Archivos activos o de gestión. (recién entregados o de consulta frecuente)

2.         Semiactivos. (consulta no frecuente, actividades concluidas, pero se guardan por disposición de la ley)

3.         Inactivos-históricos. (estos son guardados por un plazo que la ley dispone de 5 años y después son destruidos)

4.         De acuerdo al lugar:

1.         General o centralizados. (cuarto o departamento de un técnico)

2.         Descentralizados o parcial. (cada departamento tiene su propio archivero)

Importancia: constituye la memoria de la empresa:

3.         Para una empresa, entidad u oficina, permite hacer negocios, proporciona los datos para planificar y controlar.

4.         Para un gobierno, nación o época, un archivo en su historia y guarda sus tradiciones.

5.         Una frase dicha por susan for, tenemos un solo compromiso: “salvar el pasado: para el futuro”.

Propósitos del archivo:

1.         Ser el centro focal de la información en forma activa que permita que el ejecutivo pueda desarrollar su trabajo conexivo.

2.         Asegurar la conservación de los documentos.

3.         Permite que los usuarios conozcan el funcionamiento de todas las partes de la empresa y sus servicios para poder utilizarlos cuando sea necesario.

Diferencia entre archivo y archivar:

4.         No hay ninguna diferencia ya que archivo es el lugar donde almacenamos los documentos y archivar nos ayuda a guardarlos ordenadamente.

Principales funciones del archivo:

1.         Establecer los periodos de conservación de los documentos.

2.         Establecer los plazos de vigencia.